Jak zorganizować webinar w 7 krokach

Organizacja webinaru może brzmieć jak coś zarezerwowanego dla dużych firm z zespołem marketingowym i budżetem na agencję. Ale prawda jest taka, że dziś każdy, nawet jednoosobowa działalność, może przeprowadzić wartościowy, angażujący i profesjonalny webinar. Próg wejścia w takie działanie jest bardzo niewielki, a wiedzę jak zorganizować webinar masz na wyciągnięcie ręki.

Potrzebujesz tylko dobrego pomysłu, określonego w czasie planu i kilku ułatwiających pracę z wydarzeniami online narzędzi. Zaczynamy!

Dlaczego warto i jak zorganizować webinar jako mała firma?

Webinar to idealne połączenie marketingu, edukacji i relacji z klientem. Dzięki jego organizacji i promocji docierasz do potencjalnej grupy odbiorców, dając im realną wartość. To moment, w którym możesz:

• zbudować zaufanie, pokazując swoją wiedzę i ludzką twarz, bo przecież wolimy kupować od ludzi i współpracować z ludźmi niż firmami,
• zdobyć leady, np. poprzez zapis na wydarzenie lub ofertę po webinarze, możesz stworzyć swoją listę kontaktową i pozostawać w kontakcie z zainteresowanymi odbiorcami,
• sprzedać, ale subtelnie – przez wartość, nie przez nachalność, bo właśnie w tym tkwi cały sekret, żeby sprzedaż pozostała dodatkiem do wartościowej treści, a nie odwrotnie.

Musisz pamiętać, że widzowie obecni na webinarze angażują swój czas, a to bardzo istotny aspekt w świecie, gdzie wszystko jest nawyciągnięcie ręki. Webinary to także sposób na pokazanie, że jesteś ekspertem w swojej dziedzinie, nawet jeśli nie masz wielkiej marki za sobą. A co w tym wszystkim najlepsze? Możesz zorganizować webinar bardzo niskim kosztem, często nawet bez wydawania złotówki. Ile działań marketingowych takich znasz? Warto więc się nad nim pochylić chwilę dłużej.

Krok 1: Ustal cel i temat webinaru

Zacznij od podstaw. Nie rób webinaru, tylko dlatego, że wszyscy je robią. Zrób go wyznaczając konkretny cel. To ma być materiał wartościowy dla odbiorców. Pomyśl co ich zainteresuje, w czym możesz pomóc, jaką wiedzę możesz przekazać i jaki problem rozwiąć. Cel to kluczowy punkt, od niego wychodzimy z pomysłem i dalszymi działaniami. Jak więc zorganizować webinar, który zainteresuje?

Jak zrobić webinar, czyli co chcesz osiągnąć?

• Zbudować markę osobistą? Nie jesteś rozpoznawalny w branży i chcesz powiedzieć o swoich usługach i produktach – zrób to z głową.
• Pozyskać klientów? Przemyślane i dobrze zaplanowane webinary, skierowane do dokładnie określonej grupy odbiorców i dające wartość sprzedają.
• Zebrać adresy e-mail do newslettera? To bardzo dobry sposób na zbieranie danych kontaktowych od potencjalnych klientów, którzy w ten sposób mogą trafić do Twojego dalszego określonego strategicznie lejka sprzedażowego.

Twój cel powinien prowadzić Cię przez cały proces. Inaczej organizuje się webinary promujące markę, a inaczej te promujące konkretny produkt. Inaczej podchodzi się do wywiadów, inaczej do formy monologu. Wszystko to jest ważne. Zanim przemyślisz jak zorganizować webinar, skup się więc na tematyce.

Dobierz temat do potrzeb odbiorców

Temat musi być użyteczny, konkretny i odpowiedni dla Twojej grupy docelowej. Podkreślam – Twojej grupy docelowej. Niekoniecznie do Ciebie i Twoich bliskich znajomych, a przecież to zwykle tak sprawdzamy poziom zainteresowania. Wyjdź z tym dalej, sprawdź w sieci, co interesuje Twoich potencjalnych klientów, zapytaj obecnych, poszukaj odpowiedzi w grupach w mediach społecznościowych. Unikaj ogólników, bo darmowej wiedzy w Internecie jest obecnie bardzo dużo i dostęp do niej nie jest problemem. Problemem staje się możliwość jej przyswojenia.

Krok 2: Wybierz datę i godzinę

Dzień i godzina to więcej niż detal – może zdecydować, czy będziesz mówić do 10 osób, czy do 100. Nie ma tu jednak jednej uniwersalnej odpowiedzi dla wszystkich kiedy najlepiej zrobic webinar.

Najlepsze dni na webinar według raportu przygotowanego przez ClickMeeting:

Na pierwszym miejscu znalazła się środa, a dalej uplasowały się wtorek oraz czwartek, czyli najwięcej wydarzeń odbywa się w środku tygodnia. Poniedziałek i weekend mogą więc oznaczać niższą frekwencję. Ważne jest natomiast, aby sprawdzić to w swojej konkretnej branży, wśród odbiorców, którzy się nami interesują czy w koncu w statystykach po zorganizowanych już wydarzeniach online.

Najlepsze godziny na webinar według raportu przygotowanego przez ClickMeeting:

Na szczycie zestawienia znalazła się godzina 16:00. Najlepszą porą na webinar będzie więc popołudnie i wczesny wieczór, natomiast spotkania online często odbywają się również w pierwszej połowie biznesowego dnia. Są jednak zawody i branże, gdzie webinarów i podcastów słucha się rano albo odtwarza dopiero po publikacji.

Wskazówka: sprawdź kalendarz branżowy, unikaj webinarów w tygodniu dużych konferencji czy świąt. Wtedy prawdopodobieństwo, że wszyscy będą w trasie lub na innym wydarzeniu jest bardzo duże. Nie próbuj konkurować z innymi eventami, ale możesz do nich sprytnie nawiązać i w ten sposób spróbować zdobyć nowych odbiorców.

Krok 3: Wybierz narzędzie do prowadzenia webinaru

Na rynku jest sporo platform, które mogą Ci pomóc. Nie musisz wybierać najdroższej. Wszystko zależy od tego, co chcesz osiągnąć. Być może na początek wystarczy Ci darmowa wersja któregoś z narzędzi do webinarów.

Zwróć uwagę:

• Czy istnieje możliwość nagrywania Twoich wydarzeń
• Czy jest dostępny czat z uczestnikami webinaru
• Czy możesz bezpośrednio w narzędziu stworzyć landing rejestracyjny
• Czy możesz dodać swój branding (logo, kolory)
• Jaka jest maksymalna liczba uczestników w darmowym (i każdym kolejnym) planie
• Czy jest dostępny support (jeśli istotny jest dla Ciebie język to po polsku), który pomoże w przypadku trudności

Najpopularniejsze narzędzia do webinarów 2025:

Często używanymi i wymienianymi narzędziami do webinarów są:

Krok 4: Przygotuj treść i prezentację

Jak zrobić webinar – przykładowa struktura:

1. Start – o czym dziś będziesz mówić, co uczestnik zyska, kim jesteś (i to wcale nie ma być elaborat o Tobie).
2. Część główna – maks 3–5 kluczowych punktów (nie przesadzaj z ilością, bo uczestnikom trudno będzie dłużej utrzymać skupienie).
3. Q&A – zostaw czas na pytania, to częśc ważna z punktu widzenia widza, dająca Tobie możliwośc interakcji podczas webinaru.
4. Call to Action – daj znać co dalej (np. pobierz PDF, zapisz się na konsultację), bo nawet najlepsze wydarzenie online bez tego nie zrealizuje celu.

Wskazówki jak zorganizować webinar:

• Pracuj na konkretach i przykładach, nie na ogólnikach. Ludzie lubią przykłady z życia i doświadczenia prowadzącego.
• Nie czytaj slajdów – mów do ludzi, nie do ekranu. To ważne, bo inaczej nie utrzymasz uwagi.
• Jeśli się stresujesz – stwórz skrypt z kluczowymi punktami, ale nie ucz się na pamięć. Dużo lepiej wypadniesz naturalnie.

Krok 5: Promuj swój webinar

Możesz mieć genialny temat i prezentację, ale bez promocji… nikt się nie pojawi. Zbyt wiele eventów online i offline odbywa sie obecnie, żeby być na każdym. Dlatego musisz się wyróżnić i pokazać co przygotowujesz. Stwórz stronę zapisu jeśli chcesz pozyskiwac kontakty i promuj ją w mediach, mailingach i we współpracy z innymi.

Co musi zawierać strona zapisu na webinar:

• chwytliwy tytuł
• termin + godzina
• wskazanie co uczestnik zyska
• zdjęcie osoby prowadzącej
• formularz zapisu (nawet prosty, np. MailerLite, GetResponse, Landingi)

Gdzie promować webinar:

• Social media – 3–4 posty to minimum (start zapisów, przypomnienie, backstage, last call)
• Mailing – jeśli masz listę, koniecznie wyślij min 2 wiadomości
• Współpraca partnerska – zaproś partnerów do współpromocji (wymiana mailingiem, stories, postami)
• Grupy tematyczne – na LinkedIn, Mecie (jeśli to zgodne z ich regulaminem)

5 błędów przy promocji webinaru

❎ Rozpoczynanie kampanii webinarowej zbyt późno – kilka dni przed to nie jest wystarczający czas, zacznij około 2 tygodnie wcześniej
❎ Nieefektywne i nietrafione targetowanie odbiorców komunikatów
❎ Monotonne i nieskuteczne kreacje, które zamiast zachęcać często zniechęcają do zapisów
❎ Problemy techniczne strony zapisów utrudniające rejestrację na wydarzenie
❎ Brak komunikacji po zapisie, a przecież każdy może zapomnieć o naszym webinarze jeśli mu oo nim nie przypomnimy

Krok 6: Działania w dniu webinaru

Przede wszystkim ciesz się jego organizacją. Webinar to forma przekazywania informacji, więc potraktuj to je jako jedno z medium, które Ci służy. Wydarzenia online podczas pandemii pokazały nam wiele razy ludzką twarz prowadzących. Nie przejmuj się niczym, tylko sprawdź kwestie techniczne. Już doskonale wiesz jak zorganizować webinar.

Krok 7: Co po webinarze?

Webinar się kończy… ale Twoja praca jeszcze nie. To chyba najczęstszy błąd organizatorów webinarów. Nie możesz zapomnieć o tym, że sama transmisja czy rozmowa na żywo to dopiero jeden z kroków, który przybliża Cię do celu. Tyle czasu zastanawiałeś się jak zorganizować webinar, że warto poswięcić chwilę na to, jak go teraz wykorzystać.

Po zakończeniu webinaru:

• Wyślij podziękowanie + nagranie
• Zaproponuj kolejny krok, np. konsultację, produkt, newsletter
• Zbierz feedback – krótka ankieta: co było ok, co poprawić

Wykorzystanie nagrania to nie tylko jego wysyłka do uczestników. Możesz wrzucić fragmenty w mediach społecznościowych jako rolki wideo, zrobić z niego wpisy blogowe (transkrypcja + podsumowanie) albo zamienić nagrany webinar w lead magnet (obejrzysz nagranie po zapisie). Pamiętaj, ze recykling treści to Twój przyjaciel. Raz stworzony materiał może służyć Ci teraz przez wiele tygodniu realizując założone wcześniej cele.

Jak zrobić webinar w 7 krokach

✅ Wybierz cel i temat
✅ Znajdź idealny termin
✅ Wybierz platformę
✅ Przygotuj treść i prezentację
✅ Zadbaj o promocję
✅ Przeprowadź wydarzenie
✅ Dokończ dzieło po webinarze

A jeśli dalej zastanawiasz się jak zorganizować webinar, mogę pomóc Ci przejść przez ten proces od A do Z. Razem stworzymy wydarzenie, które daje ciary i przyciąga klientów. Napisz do mnie i zaczniemy działać!